Departmana özel gereksinim
Her şube ve departman için gerekli evrak listesini ayrı düzenleyin.
Optime HR personel yönetimi
İşe girişten işten çıkışa, personel kaydı tek kartta.
Personelin özlük evraklarını, aile ve acil durum bilgilerini dijital kartında toplayın. İşe alımda ve iş akdi sonlandırmada süreç başlatın; SGK bildirgesinden zimmet iadesine her adımı ilgili kişiye görev olarak atayın.
Personel özlük dosyası
Ahmet Yılmaz
Merkez · Operasyon
Zorunlu evrak durumu2 / 4 tamamlandı
- Kimlik fotokopisiTamam
- DiplomaTamam
- Sağlık raporuEksik
- Adli sicil kaydıSüresi dolmuş
Aile bilgileri
3 birey · 1 acil kişi
Eksik evrak talebi gönder
Dijital dosya takibiTemsili panel görünümü
Dijital evrak yükleme
Personel kartına ilgili evrak türünü seçerek dosyaları dijital olarak ekleyin.
Eksik ve süre takibi
Tamamlanan, eksik ve süresi dolmuş zorunlu evrakları tek bakışta görün.
İşe giriş ve çıkış süreçleri
İşe alımda ve iş akdi sonlandırmada süreç başlatın; görevleri sorumlularına atayın.
Evrak standardı
Her departman için doğru evrak listesi hazır olsun.
Ofis, saha veya üretim ekiplerinin işe giriş gereksinimleri aynı olmayabilir. Firma evrak sözlüğünüzü oluşturun; gerekli listeyi şube ve departman kapsamına göre düzenleyin.
Firma için kullanılacak evrak türlerini oluşturma
Şube ve departman bazında gereksinim tanımlama
Evrakı zorunlu veya isteğe bağlı işaretleme
Evrak için açıklama ve sıralama belirleme
Hazır gereksinim listesini diğer departmanlara kopyalama
Tanımı bulunmayan departmanları görünür biçimde ayırma
Dijital özlük arşivi
Evrak yüklemeden eksik belge talebine kadar tek akış.
Personelin departmanı seçildiğinde beklenen evrak listesi özlük dosyasına yansır. Yetkili kullanıcı, dosyaları ilgili evrak türüne ekler ve dosyanın güncel durumunu aynı ekrandan takip eder.
Dosyaları dijital yükleyin
PDF, JPG veya PNG belgeleri ilgili evrak türüne ekleyin; aynı tür altında birden fazla dosyayı saklayın.
Tamamlanma durumunu görün
Zorunlu evrakların tamamlanma oranını, eksik belge sayısını ve süresi dolan kayıtları personel bazında izleyin.
Eksik evrakı talep edin
Eksik veya yenilenmesi gereken zorunlu evrakları seçili personele mobil bildirimle hatırlatın.
İşe giriş ve işten çıkış
Personel hareketleri görev listesiyle ilerlesin.
Yeni bir personel başladığında ya da iş akdi sona erdiğinde yapılacaklar kişilerin hafızasına kalmaz. Süreç şablondan başlatılır, görevler sorumlularına atanır; özlük evrakı, zimmet ve mobil cihaz eşleşmesi kayıtlardan otomatik kontrol edilir.
İşe giriş
SGK bildirgesi, özlük evrakı, zimmet teslimi, vardiya ataması ve oryantasyon görevleri işe başlama tarihine göre planlanır. OptimeTalent'ta işe alınan aday personel kaydına aktarıldığında süreç aynı ekrandan başlar.
İş akdi sonlandırma
Planlanan son iş günü ve çıkış nedeniyle başlatılır. Zimmet iadesi, devir-teslim, son bordro ve ibraname tamamlandığında iş akdi sonlandırılır; panel erişimi ve cihaz eşleşmesi kaldırılır.
Görev ataması
Her görev İK'ya, personelin yöneticisine, personelin kendisine veya belirli bir kişiye vade günüyle atanır; geciken görevler ayrı listelenir.
Aile ve acil durum bilgileri
Personelin yakın bilgileri gerektiğinde hazır olsun.
Aile bireylerini personel kaydıyla ilişkilendirin. İletişim ve yakınlık bilgilerini düzenli tutarken acil durumda aranacak kişiyi ve bakmakla yükümlü olunan bireyleri ayrıca işaretleyin.
Aile bireyleri
Anne, baba, eş, çocuk, kardeş veya diğer yakınları personel kartına ekleyin.
Acil durum kişisi
İhtiyaç anında ulaşılacak aile bireyini iletişim bilgileriyle belirleyin.
Bakmakla yükümlü olunanlar
İlgili aile bireylerini personelin yükümlülük bilgileri içinde ayrı olarak işaretleyin.
Yetkili erişim
Özlük ve yakın bilgilerini genel listelerden ayrı, yetkili personel ekranında yönetin.
Personel kaydı diğer modüllerin ortak kaynağıdır.
İmzalı izin formları özlük arşivine bağlanır; vardiya, izin, puantaj ve zimmet aynı personel kartından yürür.
Ürün bütünü
Bu sayfa Optime Çalışan Yönetimi ürününün bir modülünü anlatır.
Personel yönetimi, vardiya yönetimi, izin yönetimi ve puantaj takibi aynı personel kartı ve aynı dönem verisi üzerinde çalışır; giriş-çıkış verisi geçiş sistemlerinizden veya PDKS Pro'dan gelir. Modüllerin birbirini nasıl beslediğini ürün sayfasında görebilirsiniz.
Çalışan Yönetimi'ne genel bakışSık sorulan sorular
Karar vermeden önce bilinmesi gerekenler.
Optime HR personel yönetimi neleri kapsar?
Personel kartı, özlük dosyası ve evrak takibi, aile ve acil durum bilgileri ile işe giriş ve işten çıkış süreçlerini kapsar. İşe girişte ve iş akdi sonlandırmada süreç başlatılır; görevler İK'ya, yöneticiye veya personele atanır ve sistemdeki kayıtlardan kontrol edilir.
İş akdi sonlandırma nasıl yapılır?
Personel için işten çıkış süreci planlanan son iş günü ve çıkış nedeniyle başlatılır. Zimmet iadesi, devir-teslim, son bordro ve SGK bildirgesi gibi görevler tamamlandığında süreç kapatılır; iş akdi aynı işlemle sonlandırılır, panel erişimi ve mobil cihaz eşleşmesi kaldırılır.
Personel özlük dosyası nedir?
Personel özlük dosyası; çalışanın işe giriş belgeleri, kimlik ve iletişim bilgileri, aile bireyleri, acil durum kişisi ve çalışma ilişkisine ait diğer kayıtların düzenli biçimde tutulduğu personel kaydıdır.
Departmana göre farklı evraklar tanımlanabilir mi?
Evet. Optime'da işe giriş evrak gereksinimleri şube ve departman bazında zorunlu veya isteğe bağlı olarak tanımlanabilir; hazırlanmış bir düzen diğer departmanlara kopyalanabilir.
Eksik personel evrakları nasıl takip edilir?
Personel kartında zorunlu evrakların tamamlanma durumu, eksik belge sayısı ve süresi dolmuş evraklar gösterilir. Uygun eksik belgeler için personele mobil bildirimle evrak talebi gönderilebilir.
Aile bireyi ve acil durum kişisi kaydedilebilir mi?
Evet. Anne, baba, eş, çocuk, kardeş veya diğer yakınlar tanımlanabilir; iletişim bilgileri tutulabilir ve ilgili birey acil durum kişisi ya da bakmakla yükümlü olunan kişi olarak işaretlenebilir.